Принтеры:
самая частая
заявка в ИТ

Если ещё нет никакого принтера — лучше именно так и сделать сразу. Нормальный сетевой принтер с правильной настройкой стоит один раз пары часов работы, а дальше не доставляет хлопот.

Другая история, что часто в малых офисах уже куплено дешёвое USB-МФУ — и это «чемодан без ручки»: и выбросить жалко, и пользоваться неудобно. Тут надо просто посмотреть по факту: если особых проблем не доставляет — можно с этим жить и ничего не трогать. А если с ним квесты раз в неделю — дешевле и спокойнее поменять на нормальный, чем продолжать мучиться.

Если совсем грубо — для офиса нормальный лазерный МФУ начинается примерно от 50 тысяч рублей. Всё, что дешевле, — это, как правило, домашние модели, и для офиса их лучше даже не рассматривать: на дистанции они выйдут дороже.

Потому что ощущение «купим три дешёвых вместо одного нормального» обманчиво. В большинстве случаев получается дороже — просто эта дороговизна растянута на два-три года и не видна сразу. У дешёвых моделей дороже расходники при меньшем ресурсе, выше расход тонера на страницу, они быстрее изнашиваются, а ремонт стоит почти как новый такой же аппарат. И это ещё без учёта времени сотрудников, потерянного из-за того, что принтер не работает.

Это отдельная большая тема, поэтому мы вынесли её в отдельную статью в блоге — там разбор с конкретными моделями и расчётом TCO на три года.

Главное правило: если печатать в цвете нужно изредка — пару листов раз в месяц — лучше заказать это в салоне или типографии. Своя цветная печать заметно сложнее и дороже чёрно-белой, и ради нескольких страниц заводить её невыгодно.

Цветной лазерный МФУ — дороже сам аппарат, дороже расходники (четыре картриджа вместо одного), и гораздо выше требования к качеству картриджей и заправки: на цветном лазернике дешёвые расходники чаще портят и печать, и сам аппарат.

Цветной струйный оправдан только если печатать нужно регулярно — минимум раз в неделю. Иначе чернила в головках подсыхают, и дальше начинается куча проблем: полосы, забитые сопла, дорогая прочистка, а то и замена печатающей головки.

Поэтому для офиса оптимально: основная печать — на надёжном чёрно-белом лазернике, а редкая цветная — в салоне. Своё цветное заводить только под реальный регулярный объём.

Если у принтера есть Ethernet-порт (а у многих офисных моделей он есть, даже если им никогда не пользовались) — отлично, его просто подключают в сеть кабелем, и дальше всё по стандарту. Никаких новых покупок.

Если порта нет, а есть только USB — существует промежуточное решение — небольшая коробочка под названием принт-сервер. Она подключается к принтеру по USB, а в сеть выходит кабелем, и принтер становится «сетевым». Честно говоря, решение так себе: принт-серверы бывают капризными, не со всеми принтерами дружат, а часть функций МФУ (особенно сканирование) через них не будет работать в принципе.

Поэтому совет такой: если принтер реально хороший и его жалко — попробовать принт-сервер можно. Но если это дешёвая модель, которую и так пора менять, нормальная замена с Ethernet выйдет надёжнее и в итоге дешевле, чем возня с переходниками.

Если нужны конкретные ориентиры — хорошо себя зарекомендовали офисные монохромные МФУ вроде HP LaserJet Pro M426fdn и M428fdn, Canon i-SENSYS MF453dw, Kyocera ECOSYS M2135dn. Это рабочие лошадки: Ethernet из коробки, нормальный ресурс, адекватные расходники, без капризов.

Но тут есть важная оговорка, из-за которой любые такие советы нужно воспринимать осторожно. Проверенная модель с кучей хороших отзывов легко может исчезнуть из продажи. И вместо неё предложат «почти такую же, только новее»: те же характеристики на бумаге или даже чуть лучше, внешне почти не отличить — а вот «под капотом» уже другая электроника. И нередко с ней приезжает целый букет: новые драйверы, странные глюки, новые чипы на картриджах, блокировка совместимых расходников, проблемы с заправкой, которых у прошлой модели не было.

Принтеры и МФУ — это такой удивительный вид техники, в котором новая модель чаще оказывается хуже предшественников. Не всегда и не во всём — но этому тренду уже около 30 лет. Поэтому правильный подход — не гнаться за новинками, а выбирать модели, с которыми уже есть опыт работы: у айтишников, которые их обслуживают, и у заправщиков, которые знают, как ведут себя их картриджи.

Если принтера ещё нет — лучше сразу делать по-нормальному: сетевое подключение, стабильный адрес, драйверы с сайта. Это не дороже по деньгам и сильно дешевле по будущим обращениям.

Если же в офисе уже стоит дешёвое USB-МФУ — это «чемодан без ручки». Рабочее правило: USB-схема к одному ПК терпима, пока выполнены три условия — один-два реальных пользователя, они физически рядом с хост-ПК, нет требований к доступности «когда хост-ПК выключен». Пока всё это так и заявок нет — можно не трогать. Как только начинаются регулярные обращения (раз в неделю и чаще) — дешевле перейти на нормальную сетевую схему или заменить аппарат, чем продолжать чинить.

Это вопрос TCO, а не цены покупки. Грубый ориентир по нижней границе: офисный лазерный МФУ имеет смысл рассматривать примерно от 50 тыс. рублей. Всё, что заметно дешевле, — это домашний/SOHO-сегмент с маленьким ресурсом узлов и дорогими в пересчёте на страницу расходниками. На дистанции в три года ситуация переворачивается: совокупная стоимость владения дешёвой моделью оказывается выше за счёт расходников (картридж к дешёвой модели имеет в несколько раз меньший ресурс при сопоставимой цене), ресурса узлов (быстрее изнашивается фоторецептор, требуется ремонт или замена) и косвенных потерь (простои и время сотрудников, обращающихся в поддержку).

Расчёт TCO на конкретных моделях с конкретными цифрами вынесен в отдельную статью в блоге — чтобы не дублировать. В контексте этой главы достаточно зафиксировать: экономия на закупочной цене принтера почти всегда оборачивается перерасходом на эксплуатации.

Ключевой критерий — регулярность. Если цветная печать редкая (пара листов в месяц) — своё цветное устройство заводить не стоит, дешевле и надёжнее отдавать в салон или типографию. Цветная печать в принципе значительно сложнее и дороже монохромной, и под малый объём не окупается.

Если объём всё же есть, выбор технологии диктуется частотой использования:

• Цветной лазерный. Дороже аппарат, дороже расходники (четыре тонера + часто отдельный фотобарабан на цвет), и заметно выше требования к качеству картриджей и заправки: на цветной лазерной механике дешёвые совместимые расходники чаще дают брак печати и ускоренный износ узлов. Оправдан при стабильном объёме.
• Цветной струйный. Оправдан только при регулярной печати — минимум раз в неделю. При простоях чернила в дюзах подсыхают: полосы, выпавшие цвета, забитые сопла, циклы прочистки (расход чернил), в тяжёлых случаях — замена печатающей головки, сопоставимая по стоимости с новым аппаратом. Для офиса с нерегулярной цветной печатью это худший вариант.

Рабочая схема для большинства офисов: надёжный монохромный лазерный МФУ под основной поток + редкая цветная печать на аутсорсе. Своё цветное — только под подтверждённый регулярный объём. Технически подключается и настраивается цветной МФУ так же, как ч/б: Ethernet, стабильный IP, драйверы с сайта, scan-to-folder.

Порядок действий по убыванию предпочтительности:

• Есть Ethernet-порт. У многих офисных моделей он есть, даже если никогда не использовался. Подключаем в коммутатор, настраиваем по стандарту — дальше принтер ничем не отличается от «сетевого из коробки». Бесплатно.
• Только USB — аппаратный принт-сервер. Внешняя коробочка USB → Ethernet / Wi-Fi, отдаёт принтер в сеть по LPR / IPP / Raw 9100. Решение рабочее, но с оговорками: совместимость не со всеми моделями, двунаправленный обмен (статус, уровни тонера) часто не работает, а сканирование на МФУ через принт-сервер не работает в принципе — он проксирует только печать.
• Только USB — ПК-принт-сервер на неубиваемой машине. По сути та же расшарка, со всеми её минусами; делать осознанно и только если устройство выделенное и всегда включено.

Практический вывод: если принтер ценный и с Ethernet — переводим в сеть бесплатно. Если только USB и нужно полноценное МФУ со сканированием — принт-сервер закрывает только половину задачи, и нормальная замена с Ethernet чаще выходит надёжнее и дешевле в сопровождении.

Из проверенных временем офисных монохромных МФУ хорошо себя показывают HP LaserJet Pro M426fdn / M428fdn, Canon i-SENSYS MF453dw, Kyocera ECOSYS M2135dn. Общие признаки удачного выбора: дуплекс, автоподатчик (ADF), Ethernet из коробки, ресурс узлов с запасом, доступные и ёмкие картриджи, рабочий scan-to-folder.

Но есть системная проблема любых конкретных рекомендаций. Удачная модель с большим количеством положительных отзывов легко уходит с продажи — а на её место встаёт «преемник». Снаружи и по спецификации он почти идентичен (те же или чуть лучше характеристики, тот же корпус), но «под капотом» — другая электроника, другая прошивка, другой контроллер картриджей. И нередко с преемником приезжает целый букет: новые драйверы, странные глюки, ужесточённая проверка чипов, блокировка не-оригинальных расходников, проблемы с заправкой и сбросом счётчиков, которых у предшественника не было.

Принтеры и МФУ — редкий вид техники, в котором новая модель чаще оказывается хуже предшественников. Не всегда и не во всём — но тренду этому уже около 30 лет, и он устойчивый. Поэтому правильный подход — не гнаться за новинками, а выбирать модели, по которым уже накоплен реальный опыт эксплуатации: у айтишников, которые их обслуживают, и у заправщиков, которые знают поведение их картриджей и чипов. Конкретную позицию под задачу мы подбираем в рамках сопровождения — именно по этому принципу.