Почта компании — а не менеджера Васи. контроль остаётся у вас.
Разворачиваем, переносим и сопровождаем корпоративную почту на своём домене. Яндекс 360, VK WorkMail, Zimbra, Carbonio, Mailcow, MS Exchange. Настраиваем DNS, SPF, DKIM, DMARC. Делаем так, чтобы контроль и админка остались у компании — а не у подрядчика или уволившегося сотрудника.
01 / Владение
Почта —
ваша
ваша
Домен ваш, панель админа — в руках руководителя или ответственного. Подрядчик делает работу — а не становится владельцем ящиков.
02 / Управляемость
Завёл, отключил, сбросил
Уволился сотрудник — ящик заблокирован за 5 минут, переписка осталась. Пришёл новый — почта готова к началу рабочего дня.
03 / Доставляемость
Письма доходят
Правильные DNS-записи, SPF, DKIM, DMARC. Контроль репутации домена и IP. Ваши письма не улетают в спам у клиентов.
Знакомо
Когда почта работает через раз
Четыре фразы, которые звучат в компаниях, где о почте «вспомнили в первый раз» при увольнении или атаке. Узнаёте — значит, мина лежит, просто ещё не взорвалась.
«Менеджер уволился и забрал почту с клиентами — она была на его mail.ru»
— директор, 15 сотрудников
«Адрес info@ знают все, пароль тоже у всех. Кто ответил — непонятно»
— руководитель продаж, 30 человек
«Почту настраивал Саша. Саша уже два года не работает. Админки ни у кого нет»
— главбух, 40 сотрудников
«Клиенты жалуются, что наши письма у них в спаме. А мы не понимаем почему»
— маркетолог, 25 сотрудников
Главный принцип
Почта принадлежит компании
Звучит очевидно — но именно на этом ломается большинство. Если у вас нет понятного владения и контроля, это не корпоративная почта, а аренда хаоса, какой бы красивый адрес ни стоял в подписи.
01
Домен — ваш
Не company01@mail.ru, а ivan@company.ru. Регистрация на компанию, не на сотрудника. Уход любого человека не забирает с собой адреса.
02
Админка — у компании
Доступ к панели управления — у руководителя или ответственного. Не у подрядчика, не у «Саши, который когда-то всё настроил».
03
Ящик — на человека
У каждого сотрудника свой ящик со своим паролем. Никаких «один логин на весь отдел». Общие адреса — только через делегирование.
04
Контроль — постоянный
Двухфакторная аутентификация. Журналирование входов. Возможность в любой момент сбросить пароль, отключить уволенного, подключить нового.
Частые ошибки
Как малый бизнес теряет почту
Шесть ошибок, которые встречаются в каждой второй компании. У всех один корень — почта не принадлежит компании. Результат одинаковый: в один момент выясняется, что контроля нет.
Ошибка 01
Бесплатные ящики на публичных сервисах
Адрес вида company01@mail.ru или ooo-romashka@gmail.com. Проблема не в сервисах — они надёжные. Проблема в модели: нет централизованного управления, нет понятного владения, уйти с такого адреса потом практически невозможно — он уже на сайте, в договорах, на визитках. Плюс клиент видит письмо с такого адреса и думает: это компания или Вася из гаража?
Как правильноПочта на своём домене — обязательный минимум. Переход — с настройкой автоматической пересылки и уведомления клиентов. Старый адрес работает в режиме «только приём» ещё месяцы.
Ошибка 02
Рабочая переписка в личной почте сотрудников
Менеджер пишет клиентам со своего личного ivan.petrov@gmail.com. Бухгалтер получает счета на свой личный адрес. Кажется нормальным — а куда ещё, корпоративной-то почты нет. Увольнение — и вся переписка с ключевыми клиентами уходит вместе с человеком. Не потому что украл, а потому что это его ящик.
Как правильноКаждому сотруднику — ящик на корпоративном домене с первого дня. Правило: рабочая переписка только через корпоративный ящик. Это фиксируется в трудовом договоре.
Ошибка 03
Почта на домене, но админка потеряна
Адрес выглядит солидно: ivan@company.ru. Работает через Яндекс 360 или VK WorkMail — правильный шаг. Но настраивал всё это подрядчик или давно уволившийся айтишник. Пароль от админки — у него. Компания пользуется почтой, но не имеет доступа к управлению собственной почтой. Завести новый ящик, сбросить пароль, отключить уволенного — не может.
Как правильноПередача админки при любом переходе инфраструктуры. Административная учётка — на e-mail или телефон компании, не подрядчика. Восстанавливается через домен, которым владеет компания.
Ошибка 04
Один общий ящик на всех
info@, sales@, buh@ — пароль знают 5 человек. А часто — 20 человек и половина бывших сотрудников, которые до сих пор читают почту на личном телефоне. Кто удалил письмо? Кто прочитал? Кто ответил клиенту? Непонятно. Один логин на всех — это не управление, это коллективная безответственность.
Как правильноДелегирование: у каждого свой личный ящик и пароль, общий адрес — через права доступа. Видно, кто прочитал, кто ответил. Уволился — отключили только его учётку, общий ящик работает дальше.
Ошибка 05
Свой сервер «чтобы не платить»
Самая соблазнительная ошибка. «Зачем платить Яндексу, сами поднимем». На бумаге — экономия. На деле — спам начинает сыпаться в огромных масштабах (антиспам у Яндекса в разы сильнее), ваши письма улетают в спам у клиентов, DNS-записи надо настраивать идеально (SPF, DKIM, DMARC), репутация IP — беречь. Плюс обновления, бэкапы, безопасность — это постоянная работа, а не «поставил и забыл».
Как правильноСвой сервер имеет смысл только если есть квалифицированный админ и готовность за ним следить. Иначе — Яндекс 360 или VK WorkMail. Они просто работают, и это стоит своих денег.
Ошибка 06
Почта от хостинга сайта
«У нас же сайт на хостинге, там бесплатная почта на домене, давайте использовать её». Вроде логично. На практике — нет нормальной панели управления, спам-фильтр работает криво (либо пропускает мусор, либо режет нормальные письма), письма то доходят, то нет, поддержка хостинга отвечает сутками. Это как принтер по USB: вроде работает, для нормальной жизни не годится.
Как правильноПочта и сайт — разные задачи, нужны разные решения. Для сайта — хостинг. Для почты — специализированный сервис (Яндекс 360, VK WorkMail) или свой правильно настроенный сервер.
Что делаем
Работы по корпоративной почте
От настройки с нуля до миграции существующей и ежедневного сопровождения. Без доплат за «сложные случаи» — всё, что считаем типовой работой инженера, уже в абонентской плате.
Развёртывание и настройка
С нуля или с миграцией
- Регистрация и привязка домена. Если домена нет — регистрируем на компанию, не на подрядчика. Если есть — подключаем к выбранному почтовому решению.
- Настройка DNS-записей. MX, SPF, DKIM, DMARC — все записи, без которых ваши письма будут попадать в спам у получателей. Проверяем доставляемость до передачи в работу.
- Заведение ящиков и групп. Индивидуальные ящики сотрудников, общие адреса (info@, sales@), группы рассылок, псевдонимы.
- Настройка клиентов. Outlook, Thunderbird, мобильные приложения. Автонастройка, если возможна, иначе — пошаговая инструкция для сотрудников.
Миграция переписки
Без потерь, без паники
- Перенос архивов. Со старого сервиса на новый — с папками, метками, календарями, контактами. Ничего не теряется.
- Переключение без простоя. Настраиваем параллельную работу старого и нового, проверяем, переключаем MX-запись в непиковое время. Сотрудники работают как работали.
- Автоответы и пересылки. На старый адрес настраиваем автоответ с новым и пересылку — пока клиенты переучиваются писать на новый.
- Поддержка после миграции. Первые две недели сопровождаем плотно — до того момента, когда все точно освоились и ничего не теряется.
Безопасность доступа
Не только «сложный пароль»
- Двухфакторная аутентификация. Обязательна для всех, особенно для админов. Привязка к корпоративному номеру или аутентификатору — не к личному телефону сотрудника.
- Парольная политика. Минимальная длина, сложность, срок действия. Смена при увольнении — мгновенная, не через полгода.
- Ограничение по IP. При необходимости — вход в почту только из корпоративной сети или через VPN. Для ролей с доступом к чувствительным данным.
- Журналирование и аудит. Видно, кто, когда и откуда заходил. При инциденте — понятно, что именно произошло.
Доставляемость писем
Чтобы доходили до клиентов
- SPF, DKIM, DMARC. Три записи, без которых письма либо режутся почтовыми системами получателей, либо улетают в спам. Настраиваем правильно с первого раза.
- Мониторинг репутации. Следим за попаданием домена и IP в чёрные списки. При появлении проблемы — реагируем до того, как клиенты перестанут получать письма.
- Настройка антиспама. Не только входящий — и исходящий. Чтобы рассылки не считались спамом, а подозрительные письма до сотрудников не долетали.
- Тестовые проверки. Отправляем тестовые письма через сервисы mail-tester.com, проверяем доставляемость в Gmail, Яндекс, Mail.ru, корпоративные Exchange.
Управление пользователями
Онбординг и оффбординг
- Подключение нового сотрудника. Ящик создан к дню выхода. Подключён к почтовому клиенту, мобильному. Автоподпись, доступы к общим ящикам — настроены.
- Блокировка при увольнении. Отключаем ящик в день увольнения — в 18:00, не через неделю. Настраиваем пересылку на преемника. Архив сохраняется.
- Делегирование общих ящиков. info@ и sales@ работают правильно: каждый заходит под своей учёткой, видно кто прочитал, кто ответил.
- Группы рассылок. Отдельные рассылки для отделов. Сотрудник меняет отдел — автоматически оказывается в нужных рассылках.
Резервное копирование
На случай «всё пропало»
- Регулярные бэкапы. Даже у Яндекса и VK — бэкапим отдельно, в независимое хранилище. Потому что «у нас никогда не теряется» — это до первого раза.
- Восстановление отдельных писем. Сотрудник случайно удалил важную переписку? Восстанавливаем — не «пропало, как пропало».
- Архив уволенных. Ящики уволенных блокируем, но переписку сохраняем в архиве. Юридические требования и просто здравый смысл.
- Проверка восстанавливаемости. Раз в месяц тестово поднимаем случайный ящик из бэкапа — чтобы «бэкап есть» действительно означал «восстановиться можем».
Варианты развёртывания
Где жить почте
Четыре рабочих сценария. Первый — для большинства небольших компаний, остальные — когда есть специфические причины не брать публичный сервис. Честно покажем плюсы и подводные камни каждого.
Яндекс 360 / VK WorkMail
Базовый выбор для большинства. Почта на вашем домене, сервер — у провайдера. Просто работает: веб-интерфейс, мобильные приложения, календари, контакты. Не требует внимания инженера.
Zimbra / Carbonio / Mailcow
Свой почтовый сервер на базе open-source. Полный контроль, нормальный веб-интерфейс, календари, общий адресник. Нужен квалифицированный админ или абонентское обслуживание.
MS Exchange на нашем сервере
Готовая к работе корпоративная система с мощным функционалом, но без необходимости поднимать и обслуживать её у себя. Работаем с архивами, календарями, расширенными группами.
MS Exchange у вас
Для средних и крупных компаний с филиалами и сложной структурой. Максимум возможностей, интеграция с Active Directory, Outlook как нативный клиент. Цена соответствующая.
Где размещать свой сервер
Если выбрали свой сервер — VPS у надёжного провайдера (стабильный IP, канал 24/7, но растёт с объёмом) или в офисе (дешевле, но зависит от вашего интернета и чистоты IP от спам-списков).
Почта от хостинга сайта
Вариант, который мы не рекомендуем. Включён в тариф хостинга — заманчиво, но на практике: нет нормальной админки, письма теряются, спам-фильтр кривой, поддержка хостинга отвечает сутками. Отдельная задача — отдельный инструмент.
Цифры
Что фиксируем в SLA
Почта — одна из тех услуг, где SLA проверяется каждый день каждым сотрудником. Поэтому все ключевые показатели измеряемые и с ответственностью.
99,9%
Доступность почты
На платных решениях (Яндекс 360, VK WorkMail, наш Exchange) — с гарантией провайдера. На своих серверах — обеспечиваем сами с мониторингом 24/7.
5 мин
Блокировка уволенного
От запроса HR до фактической блокировки — пять минут в рабочее время. Не «завтра разберёмся», не «позже пришлём инструкцию».
9:00
Новый сотрудник
К началу первого рабочего дня у нового человека работающий ящик, настроенный клиент, подпись и доступы к общим адресам.
Антиспам-записи
Все три ключевые записи настраиваем правильно, проверяем каждый месяц. Ваши письма не улетают в спам у клиентов.
Без вендорлока
Уйдёте от нас — заберёте всё: домен, сервер, архивы, доступы. Ничего не привязано к нашей инфраструктуре. Это ваша почта, а не наша.
Бэкапы
По вашим срокам
Срок хранения копий согласуем при настройке — обычно от месяца до года, с учётом ваших требований и доступного места. Восстановим письмо, ящик или архив уволенного сотрудника по запросу.
Как начинаем
От аудита до рабочей почты
Разберём текущее состояние, выберем правильный вариант, перенесём без потерь. Срок — от 2 дней для простых случаев до 2 недель для больших компаний с миграцией архивов.
Аудит
Смотрим, где сейчас почта, у кого админка, как настроены DNS, есть ли бэкапы. 1–2 часа работы.
Выбор варианта
Рекомендуем решение под размер компании и бюджет. Не продаём «дороже» — подбираем правильное.
Миграция
Переносим архивы, настраиваем DNS, параллельный режим, переключаем в непиковое время — без простоя.
Сопровождение
Подключаем новых, отключаем уволенных, следим за доставляемостью и репутацией. В рамках абонентки.
С нами уже
Почта — надёжно и недорого
Два примера: внутренний почтовый сервер для распределённой сети и уход с публичного Mail.ru на собственный Carbonio.
Вита
Фармацевтика
10 лет с нами
10 лет с нами
С 2016 г. в нижегородском кластере работает внутрирегиональный закрытый сервер коммуникации: внутренняя почта, мессенджер, общий календарь. Никаких бесплатных Mail.ru на юрадресе — своё имя домена, свои правила, свои бэкапы. Антиспам, архив, разграничение прав по ролям.
80+
аптек в единой почте
0 ₽
лицензионных платежей
10 лет
стабильной работы
Юридическая фирма
Юридические услуги
Анонимно
Анонимно
Жили на Mail.ru на корпоративном домене — письма терялись в спаме, файлы переписки уходили на серверы Mail.ru, доступа к архиву не было. Развернули Carbonio на собственном сервере: свой домен, свой архив, шифрование почтовых ящиков, антиспам собственной настройки. Вся переписка — на территории РФ, что важно для соответствия 152-ФЗ.
28
почтовых ящиков
Carbonio
open-source решение
100 %
хранение в РФ
Стоимость
Сколько это стоит
Если вы уже наш клиент по абонентскому обслуживанию — большинство задач из этого раздела не потребует дополнительных расчётов. Если работаете с нами впервые — посчитаем стоимость отдельно.
Для клиентов на обслуживании
0 ₽
Все типовые задачи по этой услуге уже входят в абонентское обслуживание. Дополнительных счетов — нет.
Узнать про абонентское обслуживание →
Разовый проект
от 30 000 ₽
Развёртывание корпоративной почты
Установка и настройка почтового сервера с нуля или миграция с существующего решения. Под ключ за 5–10 рабочих дней.
Обсудить проект →
Вопросы
Что обычно спрашивают про почту
Если своего вопроса не нашли — напишите, ответим без маркетинга.
У нас нет корпоративного домена — как его завести?
Регистрируем на компанию. Стоит от 300 ₽ в год для .ru. Важно: регистрацию оформляем от имени юрлица и с доступом к административной панели на корпоративную почту или телефон — а не на личные данные сотрудника. Это основа всего, включая почту.
Мы уже много лет работаем с mail.ru. Можно перейти без потери переписки?
Да, это стандартная задача. Переносим всю историю переписки на новый ящик — с папками, метками, контактами. Старый адрес оставляем работать в режиме пересылки на новый, со временем клиенты переучатся. Для типового случая — 1–2 дня на компанию до 30 человек.
Яндекс 360 или VK WorkMail — что лучше?
Оба — отличные платформы, разница в мелочах. Яндекс 360 — более зрелый продукт, шире функциональность (диск, календарь, Телемост). VK WorkMail — дешевле в базовом тарифе, хорошая интеграция с отечественными сервисами. На конкретном вашем объёме и задачах можем сравнить предметно. В большинстве случаев — Яндекс.
Стоит ли поднимать свой почтовый сервер?
Только если: (1) у вас есть или будет квалифицированный админ, который за этим будет следить, или вы на нашем обслуживании, (2) количество ящиков такое, что платить Яндексу становится дороже собственной инфраструктуры, (3) есть специфические требования к конфиденциальности. В остальных случаях — Яндекс 360 или VK WorkMail.
Наши письма улетают в спам у клиентов. Что делать?
Чаще всего причина — неправильно настроенные или отсутствующие DNS-записи SPF, DKIM и DMARC. Проверяем через mail-tester.com, чиним. Иногда — попадание домена или IP в чёрные списки (особенно если почта на своём сервере). Тогда нужна работа с репутацией и запросами на исключение из списков. Стандартная задача на 2–4 часа.
А если у нас MS Exchange стоит много лет — нужно ли его менять?
Если работает, обновления приходят, бюджет под лицензии есть — не надо. Exchange на большом количестве пользователей даёт возможности, которых нет у альтернатив. Но если стоит старая версия без обновлений, или возникли лицензионные проблемы — стоит рассмотреть миграцию на Zimbra или Carbonio. Для пользователей выглядит практически одинаково, Outlook остаётся родным клиентом.
Начнём с аудита
Разберём, где сейчас почта и в чьих руках
За короткую встречу разберём текущее состояние: кто владеет доменом, где стоит админка, корректно ли настроены DNS, есть ли бэкапы. По итогам — конкретные рекомендации и честная смета по вариантам.
- Аудит почтовой инфраструктуры — бесплатно
- Рекомендация с ценами по 2–3 вариантам
- Миграция без простоя и потери переписки